מערכת רכש · SHC
כל בקשת רכש, אישור וחשבונית במקום אחד
מערכת רכש למוסדות וארגונים שמרכזת בקשות, אישורים, תקציבים, ספקים וחשבוניות בתהליך אחד ברור. בלי וואטסאפים, בלי אקסלים, בלי רכישות שנעלמות באמצע.
המצב היום
איך רכש נראה היום בהרבה מוסדות?
התהליך קיים — הוא פשוט מפוזר בין אנשים, אפליקציות וקבצים. וכשאין תהליך אחד, כל בקשה תלויה במי שזכר לטפל בה.
- בקשות רכש מתנהלות בקבוצות וואטסאפ ונעלמות בין ההודעות
- אישורים נעשים בעל פה — ואי אפשר לשחזר מי אישר ומתי
- אין תמונת תקציב עדכנית, וחורגים בלי לשים לב
- חשבוניות מפוזרות בין תיבות מייל ותיקיות במחשב
- להנהלה אין תמונת מצב אחת על מה נרכש, בכמה ואצל מי
הפתרון
SHC רכש הופכת את כל זה לתהליך אחד מסודר
כל בקשת רכש נכנסת למסלול ברור — מהגשה, דרך אישור ובקרת תקציב, ועד חשבונית וסגירה. הכול מתועד במקום אחד, ולכל גורם יש בדיוק את המידע שהוא צריך.
- כל בקשה מתועדת מרגע הפתיחה ועד הסגירה
- כל אישור נשמר עם שם, תאריך וסכום
- התקציב מתעדכן אוטומטית מול כל בקשה
- כל חשבונית צמודה לבקשה שממנה נבעה
יכולות
מה המערכת עושה בפועל?
בקשת רכש מסודרת
טופס בקשה אחיד עם פירוט הפריטים, הספק, הסכום והסעיף התקציבי. מי שמגיש יודע בדיוק מה למלא, ומי שמאשר רואה תמונה מלאה.
מסלול אישור מובנה
כל בקשה עוברת בדיוק במסלול הנכון לפי סכום, מחלקה או סוג הוצאה. בלי אישורים בעל פה שאי אפשר לשחזר.
בקרת תקציב
כל בקשה נרשמת מול הסעיף התקציבי שלה. רואים בזמן אמת כמה נוצל וכמה נשאר, ומונעים חריגות לפני שהן קורות.
ספקים וחשבוניות
כרטיס ספק מרוכז עם תנאי תשלום ואנשי קשר, וכל חשבונית מצורפת ישירות לבקשה שממנה היא נובעת.
הרשאות לפי תפקיד
עובד רואה את הבקשות שלו, מנהל את של המחלקה, וחשבות את הכול. כל אחד רואה רק את מה שרלוונטי לתפקידו.
התהליך
כך נראית בקשת רכש מההתחלה ועד הסגירה
מסלול אחד, ברור, שכל בעל תפקיד יודע איפה הוא נכנס ומה תפקידו בו.
- 1
עובד מגיש בקשה
מילוי טופס עם פריטים, ספק מוצע וסכום משוער
- 2
מנהל מאשר או דוחה
הבקשה עוברת למאשר הנכון, עם אפשרות להערה או דחייה
- 3
חשבות בודקת תקציב וספק
בדיקה מול הסעיף התקציבי ומול תנאי הספק
- 4
מבצעים הזמנה
לאחר האישור מבצעים את ההזמנה מול הספק
- 5
מצרפים חשבונית
החשבונית נסרקת ומצורפת ישירות לבקשה
- 6
סוגרים את הבקשה עם תיעוד מלא
הבקשה נסגרת עם היסטוריה מלאה לביקורת ולמעקב
קהל יעד
למי זה מתאים?
מוסדות חינוך
בתי ספר ומוסדות עם רכש שוטף וסעיפים תקציביים מרובים
עמותות
ניהול תקציב שקוף ומוכן לדיווח לגורמים מממנים ולביקורת
רשתות עם כמה סניפים
בקרה מרכזית על רכש שמתבצע בכמה מקומות במקביל
ארגונים עם רכש חוזר
הזמנות קבועות מול ספקים קבועים, בלי בלגן ובלי כפילויות
הנהלה
תמונת מצב אחת על כל ההוצאות והבקשות בכל רגע נתון
חשבות
כל החשבוניות והאישורים במקום אחד, מוכנים לביקורת
SHC · רכש
רוצים לבדוק איך תהליך הרכש שלכם יכול להיראות מסודר יותר?
בשיחה קצרה נבין איך הרכש עובד אצלכם היום, מי מאשר, מי מזין חשבוניות ואיפה התקציב נתקע, ונראה איך אפשר להתאים את SHC רכש לתהליך שלכם.
לתיאום הדגמה למערכת רכש